AI Γραμματέας & Τηλεφωνικός Βοηθός για Λογιστικά Γραφεία
Είναι περίοδος φορολογικών δηλώσεων, έχετε πελάτη μπροστά σας και το τηλέφωνο χτυπάει για δέκατη φορά μέσα στην ώρα. Η AI γραμματέας της Smartest Voice απαντά, καταγράφει το ερώτημα ή το αίτημα ραντεβού και κλείνει το ραντεβού στο πρόγραμμά σας, ώστε κανένας πελάτης να μην περιμένει στη γραμμή ή να κλείσει το τηλέφωνο απογοητευμένος.
Εσείς στα σημαντικά, εμείς στο τηλέφωνο
Εσείς μένετε στους αριθμούς και στον πελάτη που έχετε μπροστά σας, όχι στο τηλέφωνο που χτυπάει συνέχεια μέσα στην περίοδο δηλώσεων. Η AI γραμματέας της Smartest Voice απαντά για εσάς, καταγράφει κάθε ερώτημα και σας παραδίδει μια σύνοψη έτοιμη να τη δείτε ανάμεσα σε δύο υποθέσεις.
Πώς δουλεύει για ένα λογιστικό γραφείο
Καμία κλήση δεν χάνεται μέσα στην πίεση της περιόδου δηλώσεων
Κάθε κλήση απαντιέται, ακόμα κι όταν έχετε πελάτη μπροστά σας ή δέκα ανοιχτές υποθέσεις. Η AI γραμματέας ρωτά τι χρειάζεται ο πελάτης και καταγράφει το ερώτημα πριν κλείσει το τηλέφωνο απογοητευμένος.
Τα ραντεβού κλείνονται στο πρόγραμμά σας
Πελάτες που θέλουν ραντεβού για δήλωση, έναρξη επιχείρησης ή μισθοδοσία κλείνουν απευθείας στο ημερολόγιό σας, χωρίς να χρειάζεται να τους καλέσετε εσείς πίσω το βράδυ.
Ξέρετε τι σας περιμένει πριν ανοίξετε τον φάκελο
Κάθε κλήση καταλήγει σε σύνοψη με το θέμα και τυχόν προθεσμία που ανέφερε ο πελάτης, ώστε να ιεραρχείτε τις υποθέσεις σωστά.
Συχνές ερωτήσεις
Τι γίνεται με οικονομικά στοιχεία ή ΑΦΜ που αναφέρει ο πελάτης στο τηλέφωνο;
Η AI γραμματέας καταγράφει μόνο όσα χρειάζεστε για να εντοπίσετε την υπόθεση και τα στοιχεία είναι ορατά μόνο σε εσάς, ποτέ σε τρίτους.
Πώς ξεχωρίζει μια επείγουσα προθεσμία από μια γενική ερώτηση;
Αν ο πελάτης αναφέρει προθεσμία, όπως λήξη δήλωσης ή ΦΠΑ, η AI γραμματέας το σημειώνει ξεχωριστά ώστε να δώσετε προτεραιότητα.
Μπορεί να πει στον πελάτη αν κατατέθηκε η δήλωσή του;
Όχι, δεν έχει πρόσβαση στον φάκελο του πελάτη. Καταγράφει το ερώτημα και τα στοιχεία επικοινωνίας, ώστε να απαντήσετε εσείς με ακρίβεια.
Αν καλέσουν πολλοί πελάτες ταυτόχρονα την τελευταία μέρα προθεσμίας, τι γίνεται;
Απαντά σε όλες τις κλήσεις παράλληλα, χωρίς κανέναν να μείνει σε αναμονή, και σας δίνει λίστα με τα ερωτήματα με τη σειρά που θέλετε να τα διαχειριστείτε.
Αν ο πελάτης επιμείνει να μιλήσει με εσάς προσωπικά, τι γίνεται;
Η AI γραμματέας μπορεί να προωθήσει την κλήση σε εσάς, ειδικά για υποθέσεις που έχετε ορίσει ως επείγουσες.
Συνδέεται με το ημερολόγιο που ήδη χρησιμοποιεί το γραφείο;
Ναι. Τα ραντεβού για δηλώσεις, μισθοδοσία ή έναρξη δραστηριότητας κλείνονται απευθείας στο ημερολόγιό σας.
Παραδείγματα χρήσης
Τετάρτη 12:00, μέσα στην περίοδο δηλώσεων
Πελάτης καλεί να ρωτήσει αν προλαβαίνει να καταθέσει δικαιολογητικά πριν τη λήξη. Η AI γραμματέας καταγράφει το ερώτημα και το σημειώνει ως επείγον αν αναφέρεται προθεσμία.
Δευτέρα πρωί, πριν ανοίξει το γραφείο
Μια νέα επιχείρηση καλεί για έναρξη δραστηριότητας. Η AI γραμματέας καταγράφει τα βασικά στοιχεία και κλείνει ραντεβού γνωριμίας.
Παρασκευή απόγευμα, ουρά τηλεφωνημάτων
Πολλοί πελάτες καλούν ταυτόχρονα για την κατάσταση της δήλωσής τους. Η AI γραμματέας απαντά σε όλους και σας δίνει λίστα με τα ερωτήματα, ώστε να απαντήσετε με τη σειρά που προτιμάτε.
Οι κλήσεις που χάνετε
- Πελάτης καλεί να ρωτήσει αν κατατέθηκε η δήλωσή του πριν τη λήξη προθεσμίας, δεν παίρνει απάντηση και πανικοβάλλεται.
- Νέα επιχείρηση θέλει λογιστή για έναρξη δραστηριότητας, δεν σας βρίσκει στην ώρα που τηλεφωνεί και απευθύνεται σε άλλο γραφείο.
- Πελάτης καλεί την τελευταία μέρα του ΦΠΑ για διευκρίνιση, η κλήση χάνεται ενώ είστε σε τηλεφωνική επικοινωνία με άλλον.
- Ελεύθερος επαγγελματίας καλεί να ρωτήσει για μισθοδοσία υπαλλήλου που μόλις προσέλαβε, δεν απαντά κανείς και αναβάλλει την πρόσληψη.
Τι κάνει ένα λογιστικό γραφείο
Ένα λογιστικό γραφείο αναλαμβάνει τήρηση βιβλίων, φορολογικές δηλώσεις, μισθοδοσία, έναρξη και διακοπή δραστηριότητας επιχειρήσεων, καθώς και τη συνεννόηση με την εφορία και τον ΕΦΚΑ εκ μέρους των πελατών του.
Οι πελάτες ενός λογιστικού γραφείου είναι ελεύθεροι επαγγελματίες, μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις και ιδιώτες που χρειάζονται φορολογική δήλωση. Ο φόρτος πολλαπλασιάζεται στην περίοδο δηλώσεων και σε προθεσμίες ΦΠΑ, όταν οι κλήσεις για διευκρινίσεις και ραντεβού συσσωρεύονται μέσα σε λίγες μέρες.
Όσοι ψάχνουν λογιστικό γραφείο στο Google γράφουν συνήθως «λογιστικό γραφείο» ή «λογιστής για επιχείρηση» μαζί με την περιοχή τους. Πολλές υποθέσεις προχωρούν παράλληλα με άλλους επαγγελματίες, έναν φοροτεχνικό για πιο εξειδικευμένα θέματα ή έναν σύμβουλο επιχειρήσεων για επιδοτήσεις και χρηματοδότηση.
Δουλεύει καλά και για: φοροτεχνικούς, συμβούλους επιχειρήσεων, μεσίτες δανείων
Γιατί Smartest Voice
- Απαντά σε φυσικά, επαγγελματικά ελληνικά, σαν να το κάνει η δική σας γραμματέας.
- Δεν αφήνει καμία κλήση σε αναμονή, ακόμα και όταν το τηλέφωνο χτυπάει ασταμάτητα μέσα στην περίοδο δηλώσεων.
- Καταγράφει προθεσμίες που αναφέρει ο πελάτης, ώστε να ξέρετε ποια υπόθεση είναι πιο επείγουσα.
- Ξεκινάει να λειτουργεί μέσα σε λίγες μέρες, με τον ίδιο αριθμό τηλεφώνου που έχει ήδη το γραφείο σας.
Φτιαγμένο για επαγγέλματα σαν το δικό σας
Το ίδιο AI που απαντά για λογιστικά γραφεία καλύπτει και κάθε άλλο επάγγελμα που δουλεύει εκτός γραφείου.