Συμφωνία Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA)

1. Μέρη

• Εκτελών την Επεξεργασία: [ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ], [ΕΔΡΑ], Α.Φ.Μ. [Α.Φ.Μ.], [EMAIL DPA].
• Υπεύθυνος Επεξεργασίας (Πελάτης): [ΕΠΩΝΥΜΙΑ/ΟΝΟΜΑ ΠΕΛΑΤΗ], [ΕΔΡΑ/ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΠΕΛΑΤΗ], Α.Φ.Μ. [Α.Φ.Μ. ΠΕΛΑΤΗ], [EMAIL ΠΕΛΑΤΗ].

2. Αντικείμενο, διάρκεια, φύση και σκοπός

Η επεξεργασία αφορά την παροχή της Υπηρεσίας AI γραμματείας μέσω τηλεφώνου, όπως περιγράφεται στους Όρους Χρήσης και στην παραγγελία/συνδρομή. Η επεξεργασία διαρκεί για όσο ο Πελάτης χρησιμοποιεί την Υπηρεσία, καθώς και για την περίοδο που απαιτείται για την επιστροφή ή διαγραφή των δεδομένων μετά τη λύση, όπως ορίζεται στο παρόν.

3. Είδη δεδομένων και κατηγορίες υποκειμένων

Τα δεδομένα ενδέχεται να περιλαμβάνουν:

• δεδομένα ταυτότητας και επικοινωνίας καλούντων και επαφών (όνομα, τηλέφωνο, email όπως εκφωνείται ή υπαγορεύεται),
• Περιεχόμενο Κλήσης (ηχογραφήσεις, απομαγνητοφωνήσεις, σημειώσεις, περιλήψεις),
• μεταδεδομένα κλήσεων (χρονοσήμανση, διάρκεια, αριθμοί, δρομολόγηση),
• δεδομένα λογαριασμού χρηστών του Πελάτη (email, ρόλοι, ρυθμίσεις),
• σενάρια (scripts), οδηγίες και επιχειρησιακά δεδομένα που παρέχει ο Πελάτης.

Υποκείμενα μπορεί να είναι καλούντες, πελάτες ή υποψήφιοι πελάτες του Πελάτη, εργαζόμενοι ή συνεργάτες του και κάθε άλλο πρόσωπο που συμμετέχει σε κλήση.

4. Υποχρεώσεις Υπευθύνου Επεξεργασίας

Ο Πελάτης:

• καθορίζει τους σκοπούς και τα μέσα της επεξεργασίας,
• διασφαλίζει νόμιμη βάση και παρέχει κάθε απαιτούμενη ενημέρωση και συγκατάθεση, συμπεριλαμβανομένης της σαφούς γνωστοποίησης ότι οι καλούντες αλληλεπιδρούν με σύστημα AI και, όπου είναι ενεργή η καταγραφή, της γνωστοποίησης ότι οι κλήσεις καταγράφονται και των σχετικών πληροφοριών απορρήτου,
• διασφαλίζει τη συμμόρφωση με το απόρρητο των επικοινωνιών (ν. 3471/2006) και με κάθε κλαδική ή επαγγελματική υποχρέωση,
• παρέχει τεκμηριωμένες οδηγίες προς τον Εκτελούντα.

5. Υποχρεώσεις Εκτελούντος την Επεξεργασία

Ο Εκτελών:

• επεξεργάζεται τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα μόνο βάσει τεκμηριωμένων οδηγιών του Πελάτη, όπως προκύπτουν από τη σύμβαση, τις ρυθμίσεις και τις γραπτές οδηγίες,
• ενημερώνει αμέσως τον Πελάτη εάν θεωρεί ότι μια οδηγία παραβιάζει τον ΓΚΠΔ ή άλλη νομοθεσία προστασίας δεδομένων,
• διασφαλίζει ότι τα εξουσιοδοτημένα πρόσωπα δεσμεύονται από υποχρέωση εμπιστευτικότητας,
• εφαρμόζει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, όπως περιγράφονται στην ενότητα 10,
• συνδράμει τον Πελάτη στην ανταπόκριση σε αιτήματα υποκειμένων, στο μέτρο του εφικτού και ανάλογα με τη φύση της επεξεργασίας,
• συνδράμει σε θέματα ασφάλειας, γνωστοποιήσεων παραβίασης και εκτιμήσεων αντικτύπου (DPIA)/προηγούμενων διαβουλεύσεων, στο μέτρο που απαιτείται και είναι εφικτό,
• θέτει στη διάθεση του Πελάτη τις πληροφορίες που είναι εύλογα αναγκαίες για την απόδειξη συμμόρφωσης και επιτρέπει ελέγχους σύμφωνα με την ενότητα 12.

6. Υποεπεξεργαστές

Ο Πελάτης εξουσιοδοτεί τον Εκτελούντα να χρησιμοποιεί υποεπεξεργαστές για την παροχή της Υπηρεσίας. Ο Εκτελών διασφαλίζει ότι οι υποεπεξεργαστές δεσμεύονται από υποχρεώσεις προστασίας δεδομένων ουσιωδώς ισοδύναμες με το παρόν DPA.

Ο κατάλογος υποεπεξεργαστών είναι διαθέσιμος στο [URL SUBPROCESSORS] και περιλαμβάνει, όπου χρησιμοποιείται, την ElevenLabs για λειτουργίες φωνητικού AI.

Ο Εκτελών ενημερώνει τον Πελάτη για ουσιώδεις αλλαγές μέσω [ΜΕΣΟ ΕΙΔΟΠΟΙΗΣΗΣ], παρέχοντας εύλογη προθεσμία αντίρρησης [ΗΜΕΡΕΣ] ημερών. Εάν τεκμηριωμένη αντίρρηση δεν μπορεί να αρθεί, τα μέρη αναζητούν καλή τη πίστει λύση, συμπεριλαμβανομένης της απενεργοποίησης της σχετικής λειτουργίας.

7. Διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ – Ηνωμένες Πολιτείες – ElevenLabs

Όπου η επεξεργασία συνεπάγεται διαβιβάσεις εκτός ΕΟΧ, συμπεριλαμβανομένων των Ηνωμένων Πολιτειών μέσω ElevenLabs, τα μέρη συμφωνούν ότι οι διαβιβάσεις καλύπτονται από κατάλληλο μηχανισμό διαβίβασης, ο οποίος μπορεί να περιλαμβάνει:

• την Απόφαση Επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής 2023/1795, όπου εφαρμόζεται στον συγκεκριμένο αποδέκτη/πιστοποίηση και στη συγκεκριμένη ροή δεδομένων,
• ή/και τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCC) της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, μέσω προσθήκης/σύμβασης μεταξύ Υπευθύνου και Εκτελούντος ή/και με τον υποεπεξεργαστή, ανάλογα με τους ρόλους και τις ροές δεδομένων.

Κατόπιν αιτήματος, ο Εκτελών θέτει στη διάθεση του Πελάτη τις σχετικές δεσμεύσεις διαβίβασης, στο μέτρο που το επιτρέπουν η εμπιστευτικότητα και τα εμπορικά απόρρητα.

8. Ειδικές κατηγορίες δεδομένων

Η Υπηρεσία δεν προορίζεται για επεξεργασία ειδικών κατηγοριών δεδομένων. Ο Πελάτης δεν επιτρέπεται να ρυθμίζει την Υπηρεσία ώστε να ζητά τέτοια δεδομένα, εκτός εάν έχει εξασφαλίσει όλες τις νόμιμες προϋποθέσεις και κατάλληλες εγγυήσεις και έχει ενημερώσει εγγράφως τον Εκτελούντα. Ο Εκτελών δύναται να αρνηθεί ή να περιορίσει τέτοια επεξεργασία για λόγους συμμόρφωσης και ασφάλειας.

9. Επιστροφή και διαγραφή

Κατά τη διάρκεια της σύμβασης, ο Εκτελών καθιστά τα Δεδομένα Πελάτη διαθέσιμα μέσω των λειτουργιών εξαγωγής της Υπηρεσίας.

Μετά τη λύση, ο Εκτελών διαγράφει ή επιστρέφει τα Δεδομένα Πελάτη εντός [ΠΡΟΘΕΣΜΙΑ ΔΙΑΓΡΑΦΗΣ] ημερών, εκτός εάν η τήρηση επιβάλλεται από τον νόμο.

Αντίγραφα ασφαλείας ενδέχεται να διατηρούνται για περιορισμένο χρόνο βάσει των πολιτικών backup και διαγράφονται ή υπεργράφονται σε εύλογο χρόνο.

10. Τεχνικά και οργανωτικά μέτρα (TOMs)

Ο Εκτελών εφαρμόζει μέτρα που, ανάλογα με τη διαθεσιμότητα και την αρχιτεκτονική, μπορεί να περιλαμβάνουν:

• έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων και αρχή ελάχιστου προνομίου,
• κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (TLS) και, όπου εφαρμόζεται, κρυπτογράφηση σε ανάπαυση,
• αρχεία ελέγχου (audit logs) και παρακολούθηση ασφάλειας,
• διαχωρισμό περιβαλλόντων και έλεγχο αλλαγών,
• διαχείριση ευπαθειών και δοκιμές ασφάλειας,
• διαδικασίες backup και ανάκτησης,
• εκπαίδευση προσωπικού και ελέγχους εμπιστευτικότητας.

Ο Εκτελών δύναται να επικαιροποιεί τα μέτρα, υπό την προϋπόθεση ότι δεν μειώνεται ουσιωδώς το συνολικό επίπεδο ασφάλειας.

11. Παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Ο Εκτελών ενημερώνει τον Πελάτη χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση αφότου λάβει γνώση παραβίασης που αφορά Δεδομένα Πελάτη και παρέχει τις διαθέσιμες πληροφορίες για τη φύση της παραβίασης, τα επηρεαζόμενα δεδομένα και τα μέτρα αντιμετώπισης, στο μέτρο του εφικτού.

12. Έλεγχοι και αποδείξεις συμμόρφωσης

Κατόπιν γραπτού αιτήματος και σε εύλογα χρονικά διαστήματα, ο Εκτελών παρέχει τις πληροφορίες που είναι εύλογα αναγκαίες για την απόδειξη συμμόρφωσης.

Κάθε επιτόπιος ή έκτακτος έλεγχος διενεργείται:

• με προειδοποίηση [ΗΜΕΡΕΣ] ημερών,
• κατά τις εργάσιμες ώρες,
• με τήρηση εμπιστευτικότητας και ελάχιστη διατάραξη της υπηρεσίας,
• με δαπάνη του Πελάτη, εκτός εάν αποδειχθεί ουσιώδης μη συμμόρφωση του Εκτελούντος.

13. Εμπιστευτικότητα

Κάθε μέρος τηρεί εμπιστευτικές τις πληροφορίες που λαμβάνει στο πλαίσιο του παρόντος DPA, συμπεριλαμβανομένων των μέτρων ασφάλειας, εκτός εάν η αποκάλυψη επιβάλλεται από τον νόμο.

14. Υπεροχή

Σε περίπτωση σύγκρουσης μεταξύ του παρόντος DPA και της κύριας σύμβασης, υπερισχύει το παρόν DPA ως προς την προστασία δεδομένων.

15. Υπογραφές

[ΤΟΠΟΣ], [ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ]

• Για τον Πελάτη: [ΟΝΟΜΑ/ΙΔΙΟΤΗΤΑ/ΥΠΟΓΡΑΦΗ]
• Για την [ΕΠΩΝΥΜΙΑ ΕΤΑΙΡΕΙΑΣ]: [ΟΝΟΜΑ/ΙΔΙΟΤΗΤΑ/ΥΠΟΓΡΑΦΗ]